IT ministrija - jauns sākums

Iepriekšējā postā es aprakstīju kāpēc e-lietu ministrija piedzīvoja neveiksmi. Šajā postā es aprakstīšu ideālu IT ministriju Latvijas apstākļiem, kā līdz tam nonākt praktiski un kāpēc tādu strukturālo IT pārvaldes reformu vispār vajadzētu darīt, it īpaši tagad.

IT ir tāda ļoti savāda industrijas nozare. Informāciju tehnoloģijas kā tādas neko neražo un pat nesniedz nekādus reālus pakalpojumus. Taču IT mūsdienās ir itin visās citās nozarēs iekšā - paātrinot, uzlabojot, savienojot, sadalot, apvienojot, pārnesot, saglabājot, atkārtojot un pilnveidojot citu nozaru darbību. Ja jums patika ķīmija, tad IT ir kā katalizators visām citām nozarēm. Pat tik vienkāršas un fiziskas nozares kā kokapstrāde var viegli uzlabot ar IT palīdzību - datorvadītas koka kaltes nodrošina vienmērīgāku un ātrāku koka izkaltēšanu ar mazāku enerģijas patēriņu, speciālas programmas ļauj atrast visefektīvāko veidu kā sagriezt doto koka stumbru vēlamā izmēra plankās izmantojot pēc iespējas mazāk griezumu, lai mazinātu to koka daļu, kas kļūs par skaidām vai atgriezumiem. Datoriķi nemāk zāģēt kokus, bet ja jūs pietiekoši labi pastāstīsiet labam sistēmanalītiķim par savu darbu un tā problēmām, viņš varēs atrast veidu, kā uzrakstīt programmu, kas palīdzēs jums darīt jūsu darbu labāk. IT ministrijas uzdevums tādā kontekstā ir (mazliet paklausīties un tad) teikt visām pārējām valsts iestādēm kā viņam labāk veikt savu darbu. Vai mazliet korektāk - sekmēt efektīvas IT instrumentu izmantošanas maksimizāciju valsts pārvaldes procesu kontekstā :)

No otras puses IT ir viena no tām jomām, kur mazliet vairāk cilvēku ar mazliet labākām zināšanām un instrumentiem var paveikt daudz, daudz vairāk darba. Ja tipiskai iestādei ar 5 serveriem un 100 darba staciju apkalpošanai vajadzētu 5 cilvēku personālu (šis ir tikai pieņēmums, reālā vajadzība var būt vairākas reizes lielāka vai mazāka atkarībā no specifikas), tad līdzīgai organizācijai ar 500 serveriem un 10 000 darbstacijām var pilnīgi pietikt ar 50 cilvēku personālu (t.i. datoru skaitam palielinoties 100 reizes, cilvēku skaits tikai desmitkāršojas). Īpaši šādā gadījumā palīdz lieka darba novēršana: automatizācija, standartizācija, attālinātā pieslēgšanās, datu centralizēta glabāšana un rezerves kopijas, procedūras, kļūdu vadības sistēmas, ... Šīs visas lietas lieliski darbojas lielos mērogos, bet tām ir ievērojamas sākotnējās izmaksas (pārsvarā laikā un apmācībā), kas traucē tām būt efektīvām mazākā mērogā.

Mans piedāvājums ir izveidot atsevišķu IT ministriju un dot tai uzdevumu maksimāli optimizēt IT izmantošanu Latvijas valsts pārvaldē un dot mandātu pārņemt jebkuru ministriju vai valsts iestāžu IT departamentus, kas būs nepieciešams, lai to realizētu.

Ar šo mandātu un minimālu sākotnējo finansējumu, IT ministrija varētu pakāpeniski pārņemt IT funkcijas no citām ministrijām un valsts iestādēm (kopā ar attiecīgo finansējumu, IT resursiem un darbiniekiem) pa ceļam apvienojot, saliedējot un standartizējot valsts pārvaldes sistēmas.

Pirmā fāze ir ļoti vienkārša: vienā jaukā dienā ministrijas X IT departamenta vadītāja tiešais priekšnieks ir nevis ministrijas X ierēdnis, bet gan IT ministrijas ierēdnis. Visiem viņa padotajiem nomainās ministrijas piederība un alga sāk nākt no cita konta. Ministrija X vairs nav darba devējs, bet gan klients. Viss.

Otrajā fāzē no IT ministrijas atnāk palīgi, kas netraucējot ikdienas darbam izanalizē ministrijas X esošo IT sistēmu, identificē daļas, kas pārklājas ar IT ministrijā jau esošajām sistēmām, identificē, kur ko vajag pamainīt, kur ir iespējams standartizēties uzreiz, bet kur ir jāgaida līdz nākošajam programmatūras vai aparatūras iepirkumam. Tiek izveidoti saliedēšanās un standartizācijas plāni un tie tiek saskaņoti ar ministriju X, lai nodrošinātu, ka netiek traucēts tās darbs.

Trešajā fāzē notiek pati optimizācija: daļa IT darbinieku paliek savās vietās, apkalpo datorus, printerus, serverus uz vietas ministrijas X telpās, cita daļa darbinieku pārceļas uz IT ministrijas telpām un dara līdzīgas lietas, tikai ar koplietošanas serveriem, centrālā datoru remonta telpā, attālināti pieslēdzoties ne tikai ar ministrijas X klientiem, bet arī ar citām iestādēm. Vēl daļa darbinieku pēc nelielas apmācības tiks sagatavoti, lai veiktu pārņemšanas un standartizācijas analīzi nākošajās iestādēs.

Lai sekmētu līdzekļu taupīšanas motivāciju no abām pusēm es ieteiktu sadalīt IT budžetus. Ja ministrija X pirms pārņemšanas tērēja 100 000 Ls gadā uz visiem IT tēriņiem, tad pēc pārņemšanas 50 000 Ls uzreiz tiek pārrakstīti budžetā uz IT ministriju, bet par atlikušajiem 50 000 Ls ministrija X no IT ministrijas pērk visus tos pakalpojumus, ko IT ministrija tai sniedz. Tas sekmē tēriņu optimizāciju abās pusēs, jo ministrija X tomēr kaut ko maksā par pakalpojumiem, bet IT ministrija ir spiesta tos pakalpojumus sniegt par pusi no to pašizmaksas.

Kad IT ministrija būs pārņēmusi vairākas valsts iestādes un pietiekoši optimizējusi to darbību, tai vajadzētu sākt parādīties personālam, kas nav īpaši aizņemts ikdienas darbos. Tas ir tikai normāli - ideāls sistēmu administrators strādā 0 stundu nedēļā, jo viņam viss darbs ir organizēts tā, ka nekas nelūzt un viss ir automatizēts. Ja IT ministrijas darbinieki veiksmīgi virzīsies uz šo mērķi, tad viņiem paliks aizvien vairāk brīva laika ... lai veidotu jaunus e-pakalpojumus! E-pakalpojumi ir tas, kas ir visredzamākais iedzīvotājiem un IT ministrija ir ideāli pozicionēta, lai apkalpotu šo sfēru. Izmantojot savu mandātu, IT ministrija var tiešā veidā veidot e-pakalpojumus arī iestādēs, kas vēl nav pilnībā pārņemtas. Un tā arī būtu šīs ministrijas atbildība - identificēt visvajadzīgākos e-pakalpojumus un tos izveidot, pat ja tiem ir nepieciešamas veikt izmaiņas 10 dažādās IT sistēmas no 5ām dažādām ministrijām.

Ilgtermiņā IT ministrijai nevajadzēs tik daudz IT darbinieku, cik tagad ir visās valsts iestādēs kopā. Taču šiem cilvēkiem nav jāuztraucas. Šo problēmu var viegli skatīt kā iespēju. Ar šādu iespēju rēķinoties IT ministrija atlasīs cilvēkus, kas var izveidot darbīgas komandas un ar laiku ļaus šīm komandām atdalīties no ministrijas veidojot privātus uzņēmumus. Ārzemēs šādu praksi sauc par 'spin-off' un šādi uzņēmumi bieži vien ir ļoti veiksmīgi. Vienkārši atlaist spējīgus cilvēkus būtu bezatbildīgi - darba Latvijas IT sistēmas normalizācijā ir ļoti, ļoti daudz, un galu galā kādreiz Latvijai būs arī jāatsāk augt un tad būs nepieciešams papildus personāls. Labāk saglabāt veco personālu nekā to pazaudēt un tad būt spiestiem trenēt jaunus cilvēkus. Lai arī Latvijā pārsvarā ir bezdarbs, tomēr IT industrijā ir ievērojams speciālistu trūkums. Tā ir arī viena no perspektīvajām eksporta industrijām. Attiecīgi, jo vairāk cilvēku mēs spēsim atbrīvot no darba valsts sektorā, jo vairāk cilvēku varēs strādāt privātajā sektora ražojot augsta IKP eksporta preces un pakalpojumus. No otras puses ari jāatzīmē, ka atalgojums tehniskajiem darbiniekiem valsts sektorā pašlaik ir pārāk zems - visi spējīgie darbinieki tiek viegli pārmānīti uz privātajām firmām ar ievērojami lielāku algu un labāku darba vidi.

Lielai IT iestādei ir arī citas pozitīvas iezīmes izmaksu ziņā - vieglāk sarunāt un saplānot licences ar programmatūras izstrādātajiem. Tāpat ir vieglāk arī plānot ilgtermiņa un lielā mērogā ar alternatīvām samazinot monopoluzņēmumu ietekmi uz izmaksām. Es personīgi esmu atvērtā koda programmatūras atbalstītājs, taču es esmu praktiķis - jebkurai atvērtā koda ieviešanai ir jābūt pamatotai, arī ekonomiski. Lielos mērogos to izdarīt ir ievērojami vieglāk. Iestādei ar 100 datoriem ir noteikti lētāk nopirkt MS Office licences, neka mocīties ar LibreOffice ieviešanu. Taču no IT ministrijas perspektīvas ar vairākiem tūkstošiem datoru, plānojot 5 vai 10 gadus uz priekšu licencēšanas izmaksas var būt ļoti salīdzināmas ar izmaksām par vienreizējo sagatavju pārveidošanu, personāla apmācību un dažu IT sistēmu izlabošanu, pat ja būtu nepieciešams pievienot LibreOffice dažas iztrūkstošās funkcijas. Tādas lietas ir jāizvērtē un jo lielākā mērogā tas tiek darīts, jo interesantākas kļūst iespējas. Nedrīkst aizmirst arī ietekmi uz tautsaimniecību. Pat ja visām valsts iestādēm tiktu iedotas bezmaksas MS Office licences, jāņem vērā, ka privātajam sektora, kas sadarbojas ar valsti arī būtu vajadzīgas MS Office licences, kas veido faktisku uzņēmējdarbības nodokli. Un, kas ir pats sliktākais šajā gadījumā, šo nodokli neiekasē valsts! Latvija ir maza valsts - mūsu valsts iestāžu IT nodaļām ir jāapvienojas, lai efektīvi aizstāvētu savas un valsts intereses.

Valsts iepirkumi IT sfērā ir ļoti neefektīvi. Vismaz tāds ir populārais viedoklis, un tajā ir daļa patiesības. Manuprāt visiem valsts iepirkumiem IT jomā būtu jāiet caur IT ministriju - šajā ministrija jāizveido spējīgs juridiskais departaments, kas mācētu labi formulēt konkursu juridisko pusi, un arī labs sistēmanalītiķu kopums, kas prastu reāli nedefinēt patiesās tehniskās prasības pirms konkursa izsludināšanas, lai IT uzņēmumiem nebūtu jāmin no pāris rindiņām ko no tiem patiešam vēlas iegūt. IT projektu pārvaldība un drošības audits arī būtu jāveic IT ministrijai. Šīs idejas mērķis ir atbrīvot citas valsts iestādes no sarežģītā un neinteresantā tehniskā darba, kas bieži vien tiek arī veikts pārāk pavirši. Es gribu valsts iestāde varētu aizsūtīt epastu IT ministrijai ar tekstu "mums vajag programmatūru, lai savienotu sistēmu X ar sistēmu Y, mums ir budžets Z" un tad jau IT ministrijas speciālisti var atbraukt, aprunāties ar vadību un speciālistiem uz vietas, noskaidrot kas tās ir par sistēmām, kas tieši ir vajadzīgs, apskatīties kas no vajadzīgā ir realizējams ar jau esošo programmatūru un aparatūru un tad jau izsludināt ļoti konkrētu konkursu, kura jau būtu iekļautas visas tehniskās prasības, visas saskarņu specifikācijas, izmantojamās tehnoloģijas, ... un atsevišķi konkursu atbilstošas aparatūras piegādei, ja tāda ir nepieciešama. Tad IT ministrijas speciālists kalpos kā klienta pārstāvis IT uzņēmumam - precizējot un detalizējot prasības, pārbaudot darba gaitu un nodrošinot vajadzīgo vidi projekta sekmīgai realizācijai. Atsevišķa nodaļa IT ministrijā arī auditētu visu IT sistēmu tekstus drošības pārbaudei, veiktu fuzzing un penetration testus gan jaunām, gan esošajām sistēmām. Ir neefektīvi turēt tādus speciālistus katrā ministrijā un valsts iestādē tikai priekš tiem dažiem iepirkumiem gadā, ko konkrētā iestāde veic, bet lielākā mērogā tas ir iespējams, tas ir efektīvi un tas ir nepieciešami. Mēs neesam tik bagāti, lai ierēdņu nezināšanas dēļ izstrādātu portālus par miljons latiem un vienkāršas web lapas par vairākiem simtiem tūkstošu. Nav jāizgudro velosipēdi - ir vienkāršas un viegli pielāgojamas sistēmas (Wordpress, Drupal, Django) kuras izmantojot var izveidot web lapas ļoti ātri un lēti. Vienkāršai web lapai nav arī nepieciešams pieprasīt, lai izstrādātājam būtu 100 000 Ls apgrozījums pēdējo 3 gadu laikā, tas izslēdz no konkursa simtiem mazo uzņēmumu, kas varētu realizēt attiecīgo projektu par desmito daļu no lielo uzņēmumu cenrāža. Tāpēc IT ministrijas speciālisti visur kur iespējams pieslīpēs prasības tā, lai būtu iespējams maksimāli izmantot jau esošo programmatūru un tā vietā lai sludinātu konkursu par 'web portāla izstrādi', sludinās konkursu par 'struktūras un dizaina tēmas izveidi portālam uz Drupal bāzes, 2 sekojošo spraudņu izstrādi un šādas funkcijas pievienošanu šim spraudnim'. Jā - tas ievērojami palielinās laika posmu no sistēmas vajadzības apstiprināšanas līdz konkursa izsludināšanai, taču šajā laikā tiks faktiski veikta prasību analīze, kas jebkurā gadījumā būtu jāveic projekta ietvaros. Vissmagākais darbs - noskaidrot ko tad tieši ir jāizdara, jau būs paveikts, līdz ar to tas neaizkavēs projektu nodošanas termiņus. Izstrādē tiks iesaistīti arī IT ministrijas (vai valsts iestādes X) darbinieki, kuriem vēlāk tiks uzdota šis sistēmas turpmākā uzturēšana. Ir daudz vieglāk uzturēt sistēmu cilvēkam, kas ir piedalījies tās izstrādē no paša sakuma. Man ir aizdomas, ka ar šo funkciju vien IT ministrija varētu gada vai divu laikā atpelnīt tās izveidošanas izmaksas.

Līdzīgi ir arī nepieciešams valsts IT atbalsta dienests, kur valsts darbinieks varētu pazvanīt un atrisināt IT jautājumu. Tas varētu būt jebkas sakot no ierēdņa, kuram epasts neveras vaļā, līdz servera administratoram, kuram derētu atrast vietu uz kurieni varētu veikt savas iestādes serveru datu rezerves kopēšanu ārpus tās iestādes telpām. Ir viegli iedomāties sistēmu, kur ienākošie zvani tiek vadīti caur Asterisk sistēmu, tiek noteikts zvanītāja numurs un vēl pirms klausules pacelšanas operatoram uz ekrāna ir visi nepieciešamie dati par zvanītāju (viņa iestādi, darba datoru, epasta uzstādījumiem, lietoto sistēmu stāvokļiem, ...) un, ja tas ir nepieciešams operators ar vienu klikšķi un klienta nosaukto paroli var pieslēgties klienta datoram attālināti un pats redzēt un izlabot problēmu. Šāda sistēma būs nepieciešama, lai maksimāli atslogotu vietējos IT darbiniekus no jautājumiem, kurus var atrisināt attālināti, jo attālināti var uzturēt lielāku darbaspēka rezerves kapacitāti.

IT ministrijai vajadzētu arī sertificēties par SSL sertifikātu izdevēju, iedabūt savu saknes sertifikātu visos populārākajos pārlūkos un tad veidot un uzturēt SSL sertifikātus visām valsts iestādēm un web lapām, nodrošinot maksimālu drošības un neatkarības līmeni.

Apkopojot valsts iestāžu serverus varēs efektīvāk izmantot aparatūru - noslodze uz serveriem dažādās iestādēs ir dažādos laikos. Tad, kad VID serveri ir pārslogoti, tad CVK serveri nedara neko un otrādāk. Izmantojot makoņskaitļošanas metodes var dinamiski palielināt un samazināt iestāžu serveru izlietojumu pēc vajadzības iedarbinot vairāk serverus un ātrāk apkalpojot ienākošos pieprasījumus. Līdzīgi ir arī ar rezerves jaudām un datu rezerves kopēšanu - vienas iestādes datu centrs var viegli kalpot par otras iestādes rezerves kopiju glabāšanas vietu un ir viegli izveidot sistēmu, kura pat, ja avārijas dēļ applūst un pilnībā iziet no ierindas kādas ministrijas X serveru telpa, visi kritušie serveri tiek nekavējoties un pilnīgi automātiski iedarbināti no rezerves kopijām citās ministrijās un darbs var turpināties ar minimālu pārtraukumu. Ja katra iestāde atsevišķi veido sev šādu iespēju izīrējot serveru vietu brīvajā tirgū, tas izmaksātu ļoti ievērojamas naudas summas. Valsts iestādēm sadarbojoties (caur IT ministriju) šādu iespēju var nodrošināt bez papildus izdevumiem.

Iemesliem kāpēc šo reformu ir jāveic būtu jābūt jau skaidriem, bet es atkārtošos: mēs tērējam pārāk daudz spēku, naudas un laika ar neefektīvu IT pielietošanu valsts pārvaldē. Šīs vienas sfēras strukturālā reforma ir atslēga gan līdzekļu taupīšanai, gan valsts aparāta darbības efektivitātes uzlabošanai. Un tas mums tagad ir nepieciešams vairāk nekā jebkad. Mēs izniekojam naudu, laiku un cilvēku talantus laikā, kad tie ir kritiski nepieciešami Latvijas ekonomikas atdzīvināšanai. Mēs nevaram atļauties tā turpināt.

Un mums ir iespēja to arī paveikt. Pašlaik par varu savā starpā cīnās jauni cilvēki ar ekzakto izglītību un/vai pieredzi, kas saprot tehnoloģijas un to potenciālu, kas saprot, ka daudzas valsts iestādes ir tik ierūsējušas, ka iekustināt tās progresa virzienā var tikai ar kārtīga zābaka palīdzību. Šis ir viens veids kā to izdarīt.

Turklāt, šis raksts ir tikai viena cilvēka pāris nedēļu domu un ideju apkopojums, kurā pat no IT tāls cilvēks varēs atrast kļūdas (vismaz pareizrakstības). Es esmu pārliecināts, ka sapulcinot kopā spožākos valsts pārvaldes un IT nozares prātus var atrast vēl daudz interesantākus veidus kā optimizēt valsts pārvaldi ar IT ministrijas palīdzību.